Tips

Tips

Iedereen heeft zijn eigen systeem, met een grotere of kleinere mate van chaos.

Wij adviseren het volgende bakkensysteem, waarbij je een schifting maakt van alle inkomende en uitgaande documenten.

Een bak met uitgaande facturen.
Hierin komen ook de urenlijsten per project waar je aan werkt, voor zover deze relevant zijn voor declaratie op je facturen.

Een bak met inkomende facturen.
Hierin bewaar je de rekeningen van leveranciers die je zelf moet betalen.

Een bak met alle bankafschriften en kasstukken (bonnen).

Een bak met belastingen, zowel btw als inkomstenbelasting.
Ook een VAR (Verklaring Arbeids Relatie) komt hierin terecht.

Een bak met contracten en vergelijkbare documenten die met opdrachtgevers en leveranciers verband houden, maar niet met belastingzaken.

Vervolgens loop je eens per twee weken of minimaal eens per maand door deze bakken heen.
Uitgaande facturen moeten immers verstuurd worden en inkomende betaald.

Ook je administratiekantoor heeft zijn spullen nodig.

Als je naar ons toekomt kun je het volgende doen:

De indeling van het bakkensysteem neem je gescheiden door tabbladen precies zo over in een ordner.

Alle betaalde inkomende facturen (en kassabonnen) komen achter het corresponderende giro- of bankafschrift.

De uitgaande facturen orden je op volgorde van datum.

Alle bonnen die je contant of via je privérekening hebt betaald, tel je eens per maand op. Je boekt het totaalbedrag dan van de zakelijke rekening naar je privérekening over. (het stapeltje bonnen niet je aan elkaar vast en stop je achter het corresponderende giro- of bankafschrift).

Als freelancer heb je aan één ordner waarschijnlijk voldoende om de gegevens van een jaar in op te slaan. In die ordner zit achter tabbladen dezelfde mappenverdeling als bovenstaand overzicht van bakken.

Hoe zet je een administratie op?